Fatura işleme otomasyonu
Fatura işleme otomasyonu, gelen faturaların okunmasını, sipariş ve irsaliyeyle eşleştirilmesini, onaya gönderilmesini ve muhasebe sistemine kaydını yazılımın yapmasıdır. Corrplus, e-Fatura ve e-Arşiv verisini, e-postayla gelen PDF'leri ve kâğıt faturaları tek bir akışta topluyor; tutarsız olanları muhasebe ekibinize, gerisini ERP'nize gönderiyor.
Ücretsiz görüşme planlayınBelirtiler
- Muhasebe ekibi ay sonunda günlerini fatura girişine ayırıyor.
- e-Arşiv ve yurt dışı faturaları farklı e-posta kutularında birikiyor.
- Fatura ile sipariş veya irsaliye arasındaki fark ancak ödeme sırasında fark ediliyor.
- Onay bekleyen faturanın kimin masasında olduğu bilinmiyor.
- Aynı faturanın iki kez girildiği ya da yanlış cari hesaba işlendiği oluyor.
Beklemenin maliyeti
Elle girişte her hata bir düzeltme kaydı, bir tedarikçi görüşmesi veya geç ödeme demektir. Fatura hacmi büyüdükçe ay sonu kapanışı ekip büyütmeden yetişmez hale gelir.
Yaklaşımımız
Kaynakları toplamak
e-Fatura ve e-Arşiv verisini entegratörünüzden, PDF'leri e-posta kutularından, kâğıt faturaları taranmış görüntüden tek bir kuyruğa alıyoruz.
Okuma ve alan çıkarma
Yapılandırılmış XML doğrudan okunur; PDF ve görüntülerden vergi numarası, tarih, kalemler ve tutarlar yapay zeka modelleriyle çıkarılır.
Eşleştirme ve kontrol
Fatura, sipariş ve irsaliyeyle karşılaştırılır; tutar, miktar veya cari farkı olanlar gerekçesiyle işaretlenir.
Onay ve kayıt
Uyumlu faturalar onay kuralınıza göre ilgili kişiye gider, onaydan sonra Logo, Mikro, Netsis veya Paraşüt'e kaydedilir.
Neyi ölçmeli
- Fatura başına işlem süresi
- Elle düzeltme gerektiren fatura oranı
- Mükerrer veya yanlış cariye işlenen kayıt sayısı
- Faturanın gelişinden onayına geçen süre
- Ay sonu kapanış süresi
Kendi ürünlerimiz
Müşteri projelerinde kullandığımız araçları ve kontrol listelerini kendi ürünlerimizde de kullanıyoruz.
Tüm ürünler →Fatura girişinde zaman nereye gidiyor?
Türkiye’de faturaların büyük kısmı GİB sistemi üzerinden e-Fatura ya da e-Arşiv olarak dolaşıyor. Bu, verinin dijital olduğu anlamına gelir ama işin bittiği anlamına gelmez. e-Fatura entegratör portalında, e-Arşiv PDF’i bir e-posta kutusunda, yurt dışı tedarikçinin faturası başka bir kutuda, kargo firmasının makbuzu da masada bekler.
Asıl zaman eşleştirmede harcanır. Muhasebe çalışanı faturayı açar, siparişi bulur, irsaliyedeki miktarla karşılaştırır, doğru cariyi ve masraf merkezini seçer, onaya gönderir ve sonra ERP’ye girer. Bu adımların çoğu kuralla tarif edilebilir. Tarif edilemeyenler, örneğin kalemleri farklı adlandıran bir tedarikçi, yapay zeka modeline uygun işlerdir.
e-İrsaliye kullanan tedarikçilerde eşleştirme daha kolaydır, çünkü sevk bilgisi de yapılandırılmış veri olarak gelir. Kâğıt irsaliyeyle çalışan tedarikçilerde ise depo ekibinin teslim alma kaydı karşılaştırmanın dayanağı olur. Hangisi olursa olsun amaç, farkı ödeme gününde değil faturanın geldiği gün görmektir.
Belge türüne göre nasıl işleniyor?
| Belge | Nasıl gelir | Nasıl okunur | İnsan nerede devreye girer |
|---|---|---|---|
| e-Fatura | Entegratör üzerinden UBL-TR XML | Doğrudan, kuralla | Eşleşme farkı olduğunda |
| e-Arşiv | Çoğunlukla e-postada PDF | Model ile alan çıkarma | Düşük güvenli alanlarda |
| Yurt dışı fatura | E-postada PDF, farklı dillerde | Model ile alan çıkarma ve kur bilgisi | Yeni tedarikçide ve farkta |
| Kâğıt fatura veya makbuz | Taranmış görüntü | Görüntüden metin okuma ve model | Okunamayan alanlarda |
Her fatura için akış, hangi alanı nereden okuduğunu ve ne kadar emin olduğunu kaydeder. Belirlediğiniz eşiğin altındaki her şey bir çalışanın ekranına düşer. Böylece otomasyon hızlandırır ama hatayı sessizce sisteme taşımaz.
Nasıl başlıyoruz?
Bir aylık fatura örneğinizi ve mevcut onay kurallarınızı birlikte inceliyoruz. Hangi tedarikçilerin hacmi taşıdığını, hangi belge türlerinin en çok zaman aldığını görüyoruz. İlk akış genellikle en sık gelen belge türüyle kurulur ve gerçek veriyle çalışır halde teslim edilir.
Sistemlerinizin API’si varsa iskeleti n8n veya Make taşır. API’si olmayan eski bir muhasebe ekranı için RPA adımı ekleriz. PDF okuma ve sınıflandırma LLM entegrasyonu ile yapılır. Fatura otomasyonu çoğu zaman daha geniş bir iş süreci otomasyonu çalışmasının ilk ve en görünür adımıdır.
Fatura işleme otomasyonu: sizin işinizde nereden başlanır?
Mevcut durumunuzu ücretsiz ilk görüşmede anlatın; nereden başlamanın mantıklı olduğunu açıkça söyleyelim.
İlgili hizmetler ve kullanım senaryoları
Sık sorulan sorular
e-Fatura zaten dijital değil mi, neden otomasyon gerekiyor?
e-Fatura UBL-TR biçiminde yapılandırılmış veri olarak gelir, bu yüzden okunması kolaydır. Zaman alan kısım sonrasıdır: siparişle eşleştirme, doğru cariye ve masraf merkezine atama, onay ve ERP'ye kayıt. Otomasyon bu adımları üstlenir.
e-Arşiv ve yurt dışı faturalarını da okuyabilir mi?
Evet. e-Arşiv faturaları çoğunlukla PDF olarak e-postayla gelir, yurt dışı faturaların biçimi tedarikçiye göre değişir. Bunlarda alanları yapay zeka modelleri çıkarır; emin olunamayan alanlar bir çalışanın onayına düşer.
Hangi muhasebe ve ERP sistemleriyle çalışıyor?
Logo, Mikro, Netsis, Paraşüt ve SAP gibi sistemlerin web servisi, veritabanı veya dosya aktarımı seçenekleriyle. Hiçbiri yoksa ekran üzerinden çalışan RPA son çaredir.
Mali müşavirimizin rolü değişir mi?
Hayır. Muhasebe kuralları, hesap planı ve vergi uygulaması sizin ve mali müşavirinizin kararıdır. Otomasyon bu kuralları uygular ve istisnaları gösterir; kayıtların doğruluğunun son kontrolü sizde kalır.
Fatura verisi KVKK açısından hassas mı?
Şahıs şirketlerinden ve serbest meslek erbabından gelen faturalar kişisel veri içerebilir. Verinin işlendiği yeri, saklama süresini ve modele gönderilen alanları tasarım aşamasında hukuk danışmanınızla birlikte netleştiriyoruz.
Dönüşümünüzü birlikte konuşalım
Hangi işin her hafta tekrarlandığını anlatın. Otomasyona değip değmeyeceğini açıkça söyleyelim.
Nasıl başlıyoruz?
- Ücretsiz ilk görüşmeSorunu ve hedefi birlikte netleştiriyoruz.
- 2 haftalık keşif programıVeriye, sürece ve araçlara bakıp nereden başlanacağını belirliyoruz.
- Yazılı teklifKapsamı, mimariyi ve takvimi yazılı olarak sunuyoruz.