e-Fatura verisini ERP'ye otomatik aktarmak

e-Fatura ile e-Arşiv fatura arasındaki fark ne?

e-Fatura, veri formatı ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen ve satıcı ile alıcı arasında GİB’in merkezi platformu üzerinden iletilen elektronik faturadır. Yalnız e-Fatura uygulamasına kayıtlı mükellefler arasında düzenlenir. GİB, açık bir standart olan XML tabanlı UBL-TR formatını benimsemiştir.

e-Arşiv fatura ise e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere ve vergi mükellefi olmayan kişilere elektronik ortamda düzenlenen faturadır. GİB’e göre alıcıya, talebine bağlı olarak kâğıt veya elektronik ortamda iletilir.

Otomasyon açısından fark şudur: e-Fatura size yapılandırılmış bir XML olarak gelir. e-Arşiv fatura ise çoğu zaman e-posta ekinde bir PDF olarak gelir. Birincisinde veri hazırdır; ikincisinde veriyi önce belgeden çıkarmanız gerekir. Hâlâ kâğıt ve taranmış fatura da alıyorsanız, aynı akışta dört farklı kaynak türüyle uğraşırsınız.

Gelen fatura verisi hangi yollarla alınır?

e-Fatura alımında üç yol vardır. GİB Portal’ı kullanıyorsanız faturalar portalda görünür ve dosyaları indirmeniz gerekir. Bir özel entegratör kullanıyorsanız, çoğu entegratör gelen faturaları programatik olarak çekebileceğiniz bir API veya klasör aktarımı sunar. GİB ile doğrudan entegrasyon ise yalnız bunun teknik altyapısını kurmuş büyük şirketler için anlamlıdır.

Otomasyon için en temiz kaynak, entegratörün API’sinden alınan UBL-TR XML’dir. XML’de satıcının vergi numarası, fatura satırları, birim fiyat, KDV oranı ve toplamlar ayrı alanlardadır; okunması için yapay zekaya gerek yoktur. e-Arşiv ve PDF faturalarda ise belge genellikle bir e-posta kutusuna düşer. Akış, bu kutuyu izleyip eki alarak başlar.

Aşağıdaki tablo kaynak türüne göre yöntemi özetler.

Kaynak türü	Nasıl alınır	Nasıl ayrıştırılır	ERP’ye nasıl yazılır	İnsan onayı
e-Fatura (UBL-TR XML)	Entegratör API’si veya GİB Portal’dan indirme	XML alanları doğrudan okunur	API, içe aktarma dosyası veya ara tablo	Yalnız eşleşmeyen satırlarda
e-Arşiv (PDF, bazen XML ekli)	E-posta kutusunu izleme	XML varsa okunur; yoksa belge analizi	API, içe aktarma dosyası veya ara tablo	Güven skoru düşük alanlarda
PDF fatura (yurt dışı tedarikçi dahil)	E-posta veya tedarikçi portalı	Belge analizi ve dil modeliyle alan çıkarma	API, içe aktarma dosyası veya RPA	Evet, en azından ilk dönemde
Taranmış kâğıt fatura	Tarayıcı klasörü	OCR, ardından belge analizi	API, içe aktarma dosyası veya RPA	Evet

Logo, Mikro, Netsis gibi ERP’lere aktarımda API mi, RPA mı?

API veya resmi içe aktarma yolu her zaman önce gelir. Türkiye’de yaygın ERP’ler olan Logo, Mikro ve Netsis’in sürümlerine ve lisanslarına göre web servis, içe aktarma dosyası veya veritabanında ara tablo gibi farklı entegrasyon yolları bulunabilir. Hangisinin size açık olduğunu ERP iş ortağınıza veya üreticiye sorun; bu yazıda ürünlere özel API ayrıntısı vermiyoruz.

RPA, yazılım robotunun ERP ekranını bir insan gibi kullanmasıdır. Hiçbir programatik giriş yolu yoksa işe yarar. Ama ekran değiştiğinde robot bozulur, hata ayıklama zordur ve her sürüm güncellemesinde test gerekir. Bu yüzden RPA’yı kalıcı çözüm değil, köprü olarak görün. Kararı nasıl verdiğimizi RPA danışmanlığı sayfamızda anlatıyoruz.

Aradaki akışı yöneten katman genellikle n8n veya Make gibi bir iş akışı otomasyonu aracıdır. Faturayı alır, kontrol eder, eşleştirir ve ERP’ye yazar; hata olursa ilgili kişiye haber verir.

PDF ve kâğıt faturalarda yapay zeka nerede devreye girer?

Yapılandırılmış XML yoksa veri belgeden çıkarılmalıdır. Klasik OCR metni okur ama hangi sayının “KDV toplamı” olduğunu bilmez. Belge analizi araçları ve dil modelleri, farklı tedarikçilerin farklı düzenlerindeki alanları bulmakta daha başarılıdır. UiPath Document Understanding gibi platformlar bu işi sınıflandırma, alan çıkarma ve insan doğrulaması adımlarıyla bir akış olarak kurgular.

Dil modelinin rolü sınırlı tutulmalıdır: belgeyi okumak, alanları belirli bir şemaya göre çıkarmak ve emin olmadığı alanı işaretlemek. Muhasebe kodunu seçmek veya tutarı düzeltmek gibi kararlar kurallarla ve insan onayıyla verilir. Bu yaklaşımın ayrıntıları doküman analizi ve LLM entegrasyonu sayfalarımızda.

Bir uyarı: fatura belgelerinde kişisel veri bulunabilir. Belgeyi yurt dışındaki bir yapay zeka servisine göndermek KVKK açısından aktarım sorusu doğurabilir. Model ve barındırma seçimini hukuk danışmanınızla birlikte yapın.

Eşleştirme, onay ve hata kontrolleri nasıl kurulur?

Faturayı okumak işin yarısıdır. Diğer yarısı, faturanın doğru siparişe, irsaliyeye ve cari hesaba bağlanmasıdır. Tipik bir akış şu adımlardan oluşur:

1. Cari eşleştirme. Satıcının vergi numarası ERP’deki cari kartla eşleştirilir. Kart yoksa akış durur ve yeni cari kart açılması için bir görev oluşturur.
2. Sipariş ve irsaliye eşleştirmesi. Fatura satırları açık satın alma siparişleri ve e-İrsaliye kayıtlarıyla miktar ve birim fiyat üzerinden karşılaştırılır.
3. Tolerans kuralı. Fark belirlediğiniz eşiğin altındaysa kayıt otomatik ilerler; üstündeyse onay kuyruğuna düşer.
4. Onay. Sorumlu kişi, faturayı ve farkı tek ekranda görür ve onaylar ya da reddeder.

Hata ve mükerrer kaydı önleyen kontroller de akışın parçasıdır:

• Tekillik kontrolü. UBL-TR XML’deki fatura numarası ve ETTN (evrensel tekil tanımlama numarası) daha önce işlenmiş mi diye bakılır.
• Toplam kontrolü. Satır toplamları, KDV ve genel toplam birbiriyle tutuyor mu.
• Tarih ve dönem kontrolü. Fatura kapanmış bir muhasebe dönemine mi düşüyor.
• Döviz kontrolü. Yabancı para birimli faturalarda kur ve tarih, ERP’deki kur tablosuyla aynı kurala göre mi işleniyor.
• Bildirim. Akış bir faturada durduğunda sorumlu kişiye ne olduğunu ve ne yapması gerektiğini anlatan kısa bir bildirim gider; hata sessizce birikmez.
• Kayıt izi. Her faturanın hangi kaynaktan geldiği, kimin onayladığı ve ERP’de hangi kayda dönüştüğü saklanır.

Nereden başlamalısınız?

1. Son üç aydaki gelen faturaları kaynak türüne göre sayın: e-Fatura XML, e-Arşiv, PDF, kâğıt.
2. ERP’nizin dışarıdan kayıt almak için sunduğu yolları öğrenin.
3. En büyük grupla başlayın; çoğu şirkette bu e-Fatura XML’dir ve yapay zeka gerektirmez.
4. Eşleştirme ve tolerans kurallarını muhasebe ekibiyle birlikte yazılı hale getirin.
5. İlk dönemde her kaydı onaydan geçirin, kurallar oturdukça otomatik ilerleyen payı artırın.

Bu iş özellikle çok sayıda tedarikçiyle çalışan imalat ve inşaat ve yapı malzemeleri şirketlerinde ve muhasebe ekibi küçük KOBİ’lerde belirgin bir yük oluşturur.

Corrplus’ta bu akışı keşifle başlatıyoruz: fatura kaynaklarını, ERP’nin giriş yollarını ve onay kurallarını haritalıyoruz. Tasarımda yöntemi (API, içe aktarma, RPA) ve yapay zekanın nerede gerektiğini yazılı hale getiriyor, kurulumu kısa döngülerle yapıyoruz. Ayrıntılar fatura işleme otomasyonu, iş süreci otomasyonu ve n8n ve Make otomasyonu sayfalarımızda.